Un documento tiene la firma certificada por escribano cuando la persona firmó el documento ante el notario y además firmó el libro o el acta de requerimiento de certificación de firmas. El escribano deja constancia de ello en el documento sobre el que se realiza la certificación, mediante nota, a la que agrega el acta de certificación de firma autorizada por el profesional interviniente.
El escribano, cada vez que se le requiera la certificación de firmas, hará firmar el instrumento y el libro o foja móvil de requerimiento. Esta es una de las grandes diferencias que existe con otros sistemas, como por ejemplo la certificación de firmas que realizan los bancos, donde lo que se verifica es la similitud al dibujo de la firma que obran en los registros, sin responsabilizarse por el verdadero autor de la firma.
Sólo el escribano o el Juez de Paz tienen la facultad, en ejercicio de la función pública, de dar fe de la autenticidad de la firma estampada en su presencia, por quien previamente se identificó de acuerdo a algunas de las formas establecidas en el código Civil y Comercial de la Nación.